Administratör till schema och bemanning

Enheten schema och bemanning är en del av HR-avdelningen och du kommer ingå i teamet vikarieförsörjning som består av bemanningssamordnare, rekryterare, hr-koordinator, administratörer och två bemanningschefer. Tillsammans ansvarar vi för hela processen från ansökan till att vikarie är på plats.

Varje vår genomför vi en omfattande volymrekrytering där vi anställer ungefär 700 tim- och sommarvikarier. Bemanningen matchar och bokar ut vikarierna mot verksamhetens behov så att rätt kompetens hamnar på rätt plats i rätt tid samt säkerställer att alla nyanställda blir bokade på bredvidgång på sin nya arbetsplats.

Leveransen av sommarvikarier är en viktig del i förvaltningens planering - det möjliggör välförtjänt semester för våra ordinarie medarbetare och säkerställer att de vi finns till för får den vård och omsorg de behöver.

Vad vi erbjuder

Hos oss får du trygghet i att tillhöra ett engagerat team som lägger stor vikt vid en god introduktion och ett gott samarbete med varandra. Vi erbjuder dig ett ansvarsfullt, händelserikt och stimulerande arbete med möjlighet till egen utveckling. Som anställd får du ett friskvårdsbidrag på 3000 kronor per år.

Som administratör får du en viktig och omväxlande roll med många kontaktytor där du kombinerar administrativt arbete med service och stöd.

I din roll ansvarar du för onboardingprocessen för våra vikarier. Du hanterar systembehörigheter och digitala startpaket som ger nya vikarier en trygg start. Du arbetar även med anställningsfrågor kopplade till vår volymrekrytering och är ett viktigt stöd för verksamhetens chefer och administratörer. I rollen får du möjlighet att bredda din kompetens inom områden som företrädesrätt och konverteringar.

Att bemanna receptionen är också en del av ditt uppdrag där du är den första kontakten för våra besökare och här möter du många olika typer av frågor och ärenden. Det kan till exempel handla om att hjälpa till med inloggning i våra olika system, kontrollera arbetstillstånd och ta emot utdrag från belastningsregistret.

Ett stort fokus ligger på service och bemötande.

Tillträdesdatum och varaktighet: 2027-01-07 till och med 2027-06-30
För oss är det viktigt att du finns tillgänglig hela den aktuella perioden. 

Som arbetsuppgifterna beskriver ställs det höga krav på dig som administratör. Du ska ha en administrativ utbildning, minst på gymnasial nivå, och du behöver trivas i en roll där du får vara ansiktet utåt för vår verksamhet och leverera service på högsta nivå.

Du har sannolikt haft en liknande roll innan och gärna ha erfarenhet från att ha arbetat i Anställningsguiden. Du har hög digital mognad och är van vid att snabbt sätta dig in i nya system och program. Då mycket av ditt arbete sker i Excel ser vi att du har grundläggande kunskaper i programmet.

Du har väldigt goda kunskaper i det svenska språket - både i tal och skrift.

Dina personliga egenskaper är viktiga för oss

Du är en person som är trygg i kontakten med människor och har förmåga att hantera både positiva och mer utmanande situationer på ett professionellt sätt. Du trivs i en roll där du snabbt kan behöva skifta fokus, till exempel från en systemuppgift till att möta en nyanställd vikarie i receptionen. Vi vill ha med dig som gillar att se till att saker blir gjorda, blir rätt och utvecklas till det bättre.

• Helsingborgs stad arbetar mot diskriminering och för främjande av alla människors lika rättigheter och möjligheter. Sökande oavsett bakgrund är välkomna att söka till Helsingborgs stad. För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.
• Innan en anställning på vård- och omsorgsförvaltningen begär vi att du visar upp ett giltigt utdrag i oöppnat kuvert från polisens belastningsregister. Du kan redan nu beställa ett belastningsregister för att påskynda rekryteringsprocessen.
• Innan anställning kommer vi göra en kontroll av medborgarskap. Du kommer behöva uppvisa pass, nationellt ID-kort eller personbevis. Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du även styrka ett giltigt arbetstillstånd eller att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd enligt Utlänningsförordningen 6 kap. §13a.
• Tjänsten tillsätts under förutsättning att tjänsten inte behöver tas i anspråk för redan tillsvidareanställda medarbetare.
• Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.
• Fackliga företrädare.
• Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Här kan du läsa mer om hur det är att jobba i vård- och omsorgsförvaltningen.

Här kan du läsa mer om vad vi erbjuder dig.